מקרה בוחן · פרויקט ללקוח
מגיליונות אקסל לממשק חי: איך משרד אדריכלים עם למעלה מ-100 עובדים השתלט על רישיונות התוכנה שלו
ב-BLK Architects עקבו אחרי מי מחזיק איזה רישיון תוכנה בגיליונות אקסל. תוך שבועיים היה להם ממשק אחד שמציג מצב אמת, ומתריע לפני שמוצר חורג מהכמות המוגדרת.
- לקוח
- BLK Architects
- תפקיד
- מוצר, אפיון ובנייה
- לוח זמנים
- אפריל עד יוני 2026, הגרסה הראשונה עלתה תוך שבועיים
- נבנה עם
- Lovable, Supabase
תקציר
BLK Architects, משרד אדריכלות ישראלי, ניהל עשרות מוצרי תוכנה (תוכנות תכנון, תלת-ממד ומשרד) מול למעלה מ-100 עובדים בגיליונות ובזיכרון של אנשי IT. התוצאה: מושבים משולמים שאיש לא משתמש בהם, עובדים חדשים שמחכים לרישיון, ועובדים שעזבו ועדיין מחזיקים מושב. BLK License Manager נבנה ככלי פנימי בעברית שמרכז את כל המידע במקום אחד, מראה בזמן אמת מי מחזיק מה, ומייבא את קובץ השימוש של הספק.
מטרת המערכת
- מקור אמת אחד לכל רישיון, מושב והקצאה במשרד.
- חיסכון בעלויות דרך זיהוי מושבים פנויים ושימוש יתר.
- קיצור זמן הקליטה והעזיבה של עובדים.
- שקיפות ובקרה: מי שינה מה ומתי.
הכאבים שהמערכת פותרת
| כאב | לפני | אחרי |
|---|---|---|
| חוסר נראות | "מי מחזיק את תוכנת התכנון?" דרש בירור ידני | מטריצה עובד × מוצר במבט אחד |
| בזבוז כספי | מושבים של עובדים שעזבו או בחל"ת נשארו פעילים | התראות, סטטוס עובד וביטול הקצאה בלחיצה |
| שימוש יתר | חריגה מכמות המושבים התגלתה רק בחשבונית | תג חריגה וכלי פתרון |
| שמות לא תואמים | שם עברי במשרד מול שם אנגלי אצל הספק | שדה "שם אצל הספק" ותצוגה/מיון לפיו |
| עדכון ידני מייגע | העתקת נתונים מקובצי הספק | ייבוא קובץ מושבים בשימוש של ספק התוכנה הראשי, עם סינון 72 שעות |
| הרשאות | כולם יכולים לערוך הכול | שלוש רמות: super-admin, admin, viewer |
מה האפליקציה מאפשרת
דאשבורד: ווידג'טים ניתנים לסידור, טבלת סטטוס עובדים ומשימות.
מטריצת עובד × רישיון: סינון לפי מוצר, חיפוש, "רק ללא רישיון", מיון עמודות לפי מוקצה/לא מוקצה, ביטול הקצאה עם "בטל", סיכום הקצאות דינמי.
ניהול עובדים: עריכה, הקצאה מהירה, חל"ת, השבתה והחזרה.
ניהול מוצרי רישיון וספקים: מושבים, תלויות בין רישיונות, מגירת "עובדים מוקצים".
ייבוא: אקסל של עובדים ורישיונות, וקובץ מושבים בשימוש של ספק התוכנה הראשי.
יומן שינויים וסנכרון: כל פעולה מתועדת.
התראות ומשימות: כולל שליחה ל-IT במייל.
העדפות נשמרות: מצב תצוגת שמות וסינונים לא מתאפסים בזמן העבודה.
יתרונות
- ממשק עברי מלא מימין לשמאל, בעיצוב מינימליסטי שמתאים לשפה של משרד אדריכלים.
- הגנה על הנתונים ברמת השרת, לפי תפקיד המשתמש.
- נבנה ושופר במהירות, לפי משוב שוטף מהמשתמשים עצמם.
- גדל עם המשרד: ספקים ומוצרים חדשים נוספים בלי פיתוח.
הפקת לקחים
להתחיל מהמידע, לא מהמסכים: ההחלטה על מבנה עובד/רישיון/הקצאה קבעה את כל ההמשך.
עברית מימין לשמאל היא לא תרגום: כיווני חצים, טבלאות ושמות באנגלית בתוך טקסט עברי דרשו טיפול ייעודי.
סינון גס מדי לא שימושי: סינון לפי ספק הוחלף בסינון לפי מוצר כי לספק אחד יש מוצרים רבים.
לשמור את העדפות המשתמש: איפוס תצוגה אחרי כל שמירה פגע בעבודה היומיומית.
אבטחה כבר מההתחלה: סריקת האבטחה חשפה הרשאות רחבות מדי; הוספת רמות תפקיד הייתה קלה יותר מוקדם.
ייבוא קבצי ספק דורש כללים ברורים: כפילויות, סינון לפי זמן שימוש, וזיהוי לפי אימייל; ובדיקה עם קובץ אמיתי לפני השקה.
שיפורים קטנים, מבוקרים: בקשות ממוקדות ("לשנות רק את זה") מנעו שבירה של חלקים שעבדו.
אוטומציה כבסיס להמשך: השלב הבא: דוחות חיסכון.
שאלות
שאלות על הבנייה הזו
האם Vibe Arc יכולה לבנות מנהל רישיונות או כלי פנימי דומה לחברה שלי?
כן, זה מסלול הבנייה. ב-BLK Architects עקבו אחרי מי מחזיק באיזה רישיון תוכנה בגיליונות. בתוך שבועיים היה להם כלי אחד שמראה כל רישיון בשימוש ומתריע לפני שמוצר חורג ממספר הרישיונות שנרכשו. תוכנית הנתונים הגיעה קודם, ואחריה המסכים.
מה מנהל הרישיונות של BLK עושה?
הוא מראה מי מחזיק באיזה רישיון תוכנה, לפי אדם ולפי מוצר. מטריצה מציבה כל עובד מול כל רישיון, ולוח בקרה מסמן כל מוצר שחורג ממספר הרישיונות שלו. הוא גם מכין מייל ל-IT, מייבא קובצי אקסל עם תצוגה מקדימה לפני השמירה, ורושם כל שינוי ביומן פעולות.
כמה זמן לקח לבנות?
הגרסה החיה הראשונה לקחה בערך שבועיים, באפריל 2026. אחר כך הכלי גדל בגרסאות קטנות עד יוני, והוסיף את המטריצה, תלויות בין רישיונות, משימות וייבוא של דוח השימוש של הספק.
האם הוא מסתנכרן אוטומטית עם ספקי התוכנה?
עדיין לא. הסנכרון ידני היום: כפתור סנכרון ויומן של כל הרצה. את דוח השימוש של הספק אפשר לייבא מקובץ, ואנשים מותאמים לפי מייל, ולכן אף עובד לא נוצר כתוצאה מייבוא.